2020.05.11
ホームファイリング ちょい置きをスッキリさせる5つのコツ!!

「みくろ式書類の流れ ~入口編~」

 

こんにちは、時短家事コーディネーターBasic認定講師のみくろママ(上山広美)です。

 

家庭書類といえば、家の契約書、保険関係、保証書、取扱説明書、DMやレシート、園や学校からのお便りなどさまざまなモノがあります。

我が家は子どもが4人いるので、学校から持ち帰るお便りも大量です 笑。

新学期はとくに提出物も多く、もしも書類管理の仕組みが無ければ…

提出期限に遅れたり、大事な書類を無くしたり、必要な情報をサッと出せなかったりと

慌てふためく自分を想像するとゾッとします 笑‼

 

そこで、我が家が取り入れている心のゆとりが生まれる書類の管理方法の中から

今回は書類の入口についてお伝えいたします。

 

書類は入口(家庭の中に持ち込んだ時)~廃棄まで、分かりやすくて簡単に流れる仕組みが必要です。

 

 

 

まず書類の「入口」に仕組みが無ければ、ダイニングテーブルの上やカウンターの上に持ち帰った書類の層ができ食事や掃除の時にジャマになったり、提出書類が不要な書類の間に隠れて出し忘れてしまったりとさまざまな支障が出てきます。

そのような問題は、実はおうちのポスト一時置きBOXを作ることで一気に解決します‼

 

 

   ↓

 

 

 

おうちのポスト(個別フォルダーで以下の2つに分かれています)

 

〇「お知らせ」

・・・提出不要の書類

 

〇「提出するもの」

・・・記入して学校や郵便ポストに投函する書類

 

 

 

一時置きBOX(個別フォルダーで以下の2つに分かれています)

 

〇「終わったら捨てるもの」

・・・イベントのチラシやクーポンはがきなど

 

〇「保管するもの」

・・・保険の更新書類や領収書、園や学校の注文写真など

    

    

上記の4分類に分けることがポイントなので、置く場所やインテリア、使いやすさを優先して

縦型のファイルボックスやトレー式でも問題ありません。

 

 

~みくろ式書類の流れ~

 

①お家に入ってきた書類を家族に【おうちのポスト】まで届けてもらう。

 

記入して提出する必要がある書類は「提出するもの」へ。

それ以外は全て「お知らせ」に入れてもらう。

 

 

②決めた時間(夕食後や就寝前)に【おうちのポスト】をチェックする。

 

「提出するもの」をチェックする。

提出書類は記入後、子どもたちに手渡しもしくは通学カバンの上に置く。

ポストに投函する書類などは自分のバッグに入れる。

「お知らせ」をチェックする。

不要なDMはその場で捨てる。

月間行事や給食献立表などはダイニングの一角にある掲示ボードに貼る。

同時に写真を撮り、家族のLINE グループの「ノート」で情報を共有する。

行くかもしれないイベントのチラシやクリーニングのクーポンはがきなどは、

【一時置きボックス】「終わったら捨てるもの」に移す。

同時に、「終わったら捨てるもの」の中に期限が過ぎたものがあれば抜き取って捨てる。

保険の更新書類や領収書、園や学校で購入した写真など、保管作業にひと手間かかるものは

「保管するもの」に移す。

 

 

③週末など時間のある時に「保管するもの」を保管場所に移動させる。

 

同時に、更新書類の場合は古い書類を抜き取って捨てる。

 

このような一連の流れを作っておくと、ストレスなく書類と向き合うことができます。

 

 

しかし!!そんなに甘くない 笑!!

 

 

子どものお片づけと同様に、片づけやすい仕組みを作っても協力してもらうための声かけや習慣化するまで続けなければ、ただの場所を取る箱でしかなく活用されず意味がありません 笑。

 

 

そこで今回は【おうちのポスト】を活かすための5つのコツをお伝えします。

 

【1.このシステムを導入する理由を伝えて協力してもらう】

 

子どもたちにとって、今までポンッとダイニングテーブルの上に出すだけでよかったお便りを、BOXの中に入れるというひと手間は面倒くさく感じるものです。簡単に「今日からこの箱に入れてね」と言うだけではきっと協力してもらえません。なぜ、このおうちのポストを作ったのかを丁寧に説明してあげましょう。

(我が家の例)

「お母さんね、仕事から帰ってきて夕飯をみんなのために急いで作ろうって思うんだけどいつもテーブルの上に出してくれているお便りに目が止まって5分10分と作る時間が遅くなるのをストレスに感じてるの…。それでね、書類を入れるボックスを作ったの。そこに届けてくれると夕飯も早く作れるし食事の時も書類がジャマにならないからサッと食べられるから有り難いんだけどどうかな~?届けてくれるかな~??」

 

 

【2.ネーミングは子どもにしてもらう】

 

お母さんがひとりで決めたネーミング(未処理の書類boxなど)より、子どもたちが自分で考えたネーミングの方が覚えやすいですし、何より愛着も湧いてくるのでおすすめです。

ラベリングも子どもたちにしてもらいましょう。

(子どもたちのネーミングの例)おうちのポスト、おたよりポスト、ゆうびんばこ

 


 
 

  

 

【3.ワンアクションを意識して指定席をつくる】

 

おうちのポストはほぼ毎日出し入れをするものなので、扉の中や引き出さないと書類を入れられないような仕組みだと面倒くさくて長続きしません。棚に置く場合は、ワンアクションで出し入れができるように手が入る空間を空けておきましょう。

 

 

【4.日々の声かけ】

 

時間割りのタイミングでを子ども自身でチェックできる「やることリスト表」やうたを作っておきましょう。

(うたの例)

「時間割りオッケ~♪ゆうびん屋さん今日もお届けオッケ~♪」

そして、一番大事なのが事後の声かけです。

BOXに届けてもらうことを当たり前だと思わず、届いていた時は常に感謝の気持ちを伝えましょう。

 

 

【5.アラームを活用して毎日見る】

 

せっかく子どもたちが届けてくれてもお母さんが見ることを忘れてしまったら意味がありません。

習慣化するまでは決まった時間にスマホのアラームを設定しておき、必ず見るようにしましょう。

そして週末もアラームをセットしておき、「保管するもの」に入れていた書類を保管コーナーに移動させましょう。

 

 

家庭の書類をストレスなく管理するには「入口」「掲示」「保管」それぞれの仕組みが必要です。

まずは今回お伝えした「入口」の仕組みを取り入れてみませんか?

きっと、スッキリした空間と心のゆとりが手に入るはずです。

 

 

 

記事を書いた講師
時短家事コーディネーター®Basic認定講師
時短家事コーディネーター®Expert
整理収納アドバイザー1級
整理収納教育士
片づけ遊び指導士認定講師
美空間収納コンサルタント認定講師
ルームスタイリスト2級
PAGE TOP